Van netwerkschijven naar DMS
Add Your Heading Text Here
Waarom migratie naar een DMS
Chaotische netwerkschijven, verouderde archiefsystemen en ongestructureerde documentopslag belemmeren de efficiency van uw organisatie. Als DMS migratie specialist Nederland transformeert Your Data Company uw documentbeheer naar moderne, gecontroleerde systemen zoals iArchief, SharePoint, OneGov en andere toonaangevende DMS oplossingen.
Onze experts zorgen voor een 100% gecontroleerde migratie waarbij alle documenten correct worden geclassificeerd, metadata wordt toegevoegd en compliance wordt gegarandeerd. Voor overheden betekent dit AVG-conforme documentopslag met volledige audit trails. Voor data-gedreven bedrijven betekent dit efficiënte documentworkflows die productiviteit verhogen en risico’s minimaliseren.
Met meer dan 50 succesvolle DMS migraties voor gemeenten, provincies en bedrijven, weten wij hoe u van chaos naar controle gaat. Zonder verstoring van uw dagelijkse werkzaamheden en met de garantie op een veilige, efficiënte overgang naar modern documentmanagement.
WAAROM DMS MIGRATIE?
Van chaos naar gecontroleerde efficiency
Organisaties worstelen dagelijks met de gevolgen van verouderde documentopslag. Netwerkschijven vol met duplicaten, onduidelijke mappenstructuren en documenten die niemand meer kan vinden. Dit kost niet alleen tijd en geld, maar brengt ook compliance risico’s met zich mee die organisaties zich niet kunnen veroorloven.Organisaties worstelen dagelijks met de gevolgen van verouderde documentopslag. Netwerkschijven vol met duplicaten, onduidelijke mappenstructuren en documenten die niemand meer kan vinden. Dit kost niet alleen tijd en geld, maar brengt ook compliance risico’s met zich mee die organisaties zich niet kunnen veroorloven.
De voordelen van een DMS
Alle documenten op één centrale plek binnen uw organisatie inclusief versiebeheer en indexering.
1. De werkelijke kosten van chaotische documentopslag
Onderzoek toont aan dat kenniswerkers gemiddeld 2,5 uur per dag besteden aan het zoeken naar informatie. Voor een organisatie met 100 medewerkers betekent dit een jaarlijks productiviteitsverlies van meer dan €650.000. Daarnaast brengen ongecontroleerde documenten compliance risico’s met zich mee die kunnen resulteren in boetes tot €20 miljoen onder de AVG.
2. Moderne DMS systemen als oplossing
Document Management Systemen zoals iArchief, SharePoint en OneGov bieden gestructureerde documentopslag met geavanceerde zoekfuncties, automatische classificatie en ingebouwde compliance features. Deze systemen transformeren documentbeheer van een tijdrovende activiteit naar een efficiënte, gecontroleerde workflow die organisaties helpt hun doelen te bereiken.
3. Waarom professionele migratie essentieel is
Een DMS migratie is meer dan het verplaatsen van bestanden. Het vereist grondige analyse van bestaande documentstructuren, ontwikkeling van nieuwe taxonomieën, datakwaliteit verbetering en change management. Zonder professionele begeleiding resulteert een DMS migratie vaak in een digitale kopie van de bestaande chaos, waarbij de voordelen van het nieuwe systeem niet worden gerealiseerd.
4. Kostenbesparing
Slechte data kwaliteit kan behoorlijk in de kosten lopen! Het leidt bijvoorbeeld tot inefficiënte marketingcampagnes, onbenutte verkoopkansen en slechte rapportages voor het juiste toekomstbeeld. Door te investeren in data kwaliteit minimaliseer je fouten en optimaliseer je bedrijfsactiviteiten.
5. Compliance en regelgeving
Data kwaliteit is van belang bij wettelijke normen en regels. Het correct beheren en beschermen van gegevens helpt bedrijven om te voldoen aan privacywetten, gegevensbeveiligingsnormen en branchevoorschriften. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
VOOR WIE WERKEN WIJ?
Overheden en data-gedreven organisaties
Your Data Company specialiseert zich in DMS migraties voor organisaties waar documentbeheer kritiek is voor de bedrijfsvoering. Onze expertise strekt zich uit over verschillende sectoren, waarbij we steeds de specifieke vereisten en uitdagingen van elke organisatie centraal stellen.
Overheden – Compliance en Transparantie
Gemeenten, provincies en rijksorganisaties hebben unieke vereisten voor documentbeheer. AVG compliance, Wet open overheid (Woo), archiefwet en andere regelgeving stellen strenge eisen aan documentopslag en -beheer. Onze DMS migraties voor overheden zorgen voor volledige compliance met alle relevante wetgeving, terwijl efficiency en transparantie worden geoptimaliseerd.
We hebben ervaring met overheidsspecifieke DMS systemen zoals OneGov, maar ook met de implementatie van SharePoint en andere platforms binnen overheidsorganisaties. Onze aanpak houdt rekening met de specifieke governance structuren, besluitvormingsprocessen en compliance vereisten van de publieke sector.
Zorgorganisaties – Patiëntgegevens en Compliance
Ziekenhuizen, zorgverleners en zorginstellingen hebben strikte vereisten voor het beheer van patiëntdossiers en medische documenten. Onze DMS migraties zorgen voor NEN 7510 compliance, correcte toegangsbeveiliging en audit trails die voldoen aan zorgspecifieke regelgeving. We begrijpen de kritieke aard van medische documentatie en zorgen voor migraties zonder verstoring van patiëntenzorg.
Financiële Instellingen – Risicomanagement en Audit
Banken, verzekeraars en andere financiële instellingen hebben complexe vereisten voor documentbeheer in verband met risicomanagement, compliance en audit. Onze DMS migraties zorgen voor volledige traceabiliteit, correcte retentieperiodes en compliance met financiële regelgeving zoals Basel III en Solvency II.
Advocatenkantoren en Juridische Dienstverlening
Juridische organisaties hebben unieke vereisten voor vertrouwelijkheid, client privilege en documentbeveiliging. Onze DMS migraties zorgen voor strikte toegangscontrole, versleuteling en audit trails die voldoen aan de hoge standaarden van de juridische sector.
Engineering en Consultancy – Projectdocumentatie
Technische organisaties, architectenbureaus en consultancyfirma’s hebben complexe projectstructuren met uitgebreide documentatie. Onze DMS migraties zorgen voor effectieve projectdocumentatie, versiebeheer en samenwerking tussen multidisciplinaire teams.
DMS PLATFORMS
De juiste oplossing voor uw organisatie
Your Data Company heeft expertise met alle toonaangevende DMS platforms en helpt u bij het kiezen van de oplossing die het beste aansluit bij uw organisatievereisten, budget en toekomstplannen.
iArchief – Nederlandse DMS Specialist
iArchief is een Nederlandse DMS oplossing die speciaal is ontwikkeld voor organisaties met hoge compliance vereisten. Het platform biedt uitgebreide mogelijkheden voor documentclassificatie, workflow management en audit trails. Voor overheden biedt iArchief specifieke modules voor Woo-verzoeken, archiefbeheer en dossiervorming. De Nederlandse oorsprong zorgt voor optimale aansluiting bij lokale wetgeving en standaarden.
Microsoft SharePoint – Enterprise Integratie
SharePoint is de meest gebruikte DMS oplossing wereldwijd en biedt uitgebreide integratiemogelijkheden met Microsoft 365. Voor organisaties die al investeren in het Microsoft ecosysteem, biedt SharePoint naadloze integratie met Teams, Outlook en andere productiviteitstools. Onze SharePoint migraties zorgen voor optimale configuratie, governance en gebruikersadoptie.
OneGov – Overheidsspecifieke Functionaliteit
OneGov is speciaal ontwikkeld voor Nederlandse overheden en biedt functionaliteit die perfect aansluit bij overheidsprocessen. Van zaakgericht werken tot Woo-verzoekafhandeling, OneGov ondersteunt alle aspecten van overheidsdocumentbeheer. Onze OneGov migraties zorgen voor optimale configuratie en integratie met bestaande overheidssystemen.
Andere DMS Platforms
Naast de genoemde platforms hebben we ervaring met diverse andere DMS oplossingen zoals M-Files, DocuWare, Alfresco en branchespecifieke systemen. Onze platform-agnostische aanpak zorgt ervoor dat we altijd de beste oplossing voor uw specifieke situatie kunnen realiseren.
VOORDELEN VAN PROFESSIONELE DMS MIGRATIE
Meetbare resultaten die het verschil maken
Een professioneel uitgevoerde DMS migratie levert meetbare voordelen op die de investering snel terugverdienen. Onze klanten ervaren gemiddeld een productiviteitsverbetering van 40% en een reductie van compliance risico’s van 85%.
Efficiency en Productiviteit
Moderne DMS systemen transformeren de manier waarop organisaties met documenten werken. Geavanceerde zoekfuncties reduceren de tijd voor het vinden van informatie van minuten naar seconden. Automatische workflows elimineren handmatige routines en zorgen voor consistente processen. Versiecontrole voorkomt verwarring over documentversies en zorgt voor effectieve samenwerking.
Onze klanten realiseren gemiddeld: – 60% reductie in zoektijd voor documenten – 40% snellere afhandeling van workflows – 50% minder tijd besteed aan administratieve taken – 30% verbetering in samenwerking tussen teams
Compliance en Risicomanagement
DMS systemen bieden ingebouwde compliance features die organisaties helpen bij het naleven van regelgeving. Automatische retentiebeleid zorgt voor correcte documentvernietiging, audit trails bieden volledige traceabiliteit en toegangscontrole voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie. Voor overheden betekent dit eenvoudige naleving van AVG, Woo en archiefwet.
Kostenbesparing
Hoewel een DMS migratie een investering vereist, levert het significante kostenbesparingen op. Reduced storage costs door eliminatie van duplicaten, lagere IT-beheerkosten door geautomatiseerde processen en verhoogde productiviteit zorgen voor een snelle return on investment. Onze klanten realiseren gemiddeld binnen 18 maanden volledige terugverdientijd.
Schaalbaarheid en Toekomstbestendigheid
Moderne DMS platforms zijn ontworpen voor groei en verandering. Cloud-based oplossingen schalen automatisch mee met uw organisatie, API’s zorgen voor integratie met nieuwe systemen en regelmatige updates houden uw platform actueel. Een professionele DMS migratie zorgt ervoor dat uw documentbeheer klaar is voor de toekomst.
SUCCESVERHALEN
DMS migraties die het verschil maken
Onze DMS migraties hebben organisaties geholpen hun documentbeheer te transformeren van chaos naar controle. Deze succesverhalen illustreren de concrete voordelen die onze klanten hebben gerealiseerd.
Ministerie VWS - COVID-19 Datamigratie
Het Ministerie van VWS had een overvloed aan COVID-19 communicatie (emails, WhatsApp, SharePoint) die veilig en integer gemigreerd moest worden naar Rijksdoc (Nationaal Archief) met volledige traceerbaarheid. Your Data Company ontwikkelde een gespecialiseerde migratiestraat, transformeerde alle data naar uniform Alfresco-formaat en gebruikte hashing-technologie voor data-integriteit. Resultaten: - Absolute data-integriteit gewaarborgd - Volledige traceerbaarheid verzekerd - Veilige data-erfenis in Nationaal Archief - Diverse dataformaten succesvol geconsolideerd.
Gemeente Elburg - Dual DMS Consolidatie
Gemeente Elburg worstelde met incompatibele metadata bij de migratie van twee bestaande DMS-systemen naar Open.Suite (Alfresco platform). Alle documenten, informatie en metadata moesten correct worden overgezet zonder dataverlies. Your Data Company ontwikkelde een strategie voor metadata aanpassing en zorgde voor zorgvuldige planning met gemeente en leveranciers. Resultaten: - Naadloze data-migratie naar Open.Suite - Efficiënte en transparante rapportage aan stakeholders - Volledige documentbehoud zonder dataverlies - Correcte auditinformatie beschikbaar.
Gemeente Wierden - Van Van JOIN naar iArchief
Gemeente Wierden stond voor de uitdaging om hun bestaande JOIN DMS te migreren naar iArchief voor de afdelingen Burgerzaken en Begraafplaatsen, waarbij volledige Archiefwet compliance vereist was. Your Data Company gebruikte onze standaard migratiestraat voor iArchief en zorgde voor correcte metadata en documentstructuur behoud. Resultaten: - 100% compliance met Archiefwet - Minimale onderbreking van dagelijkse activiteiten - Modern DMS volledig operationeel - Correcte migratie van alle documenten en dossiers.
Gemeente Altena - Opruimen van netwerkschijven
Gemeente Altena had na de implementatie van hun zaaksysteem nog tienduizenden documenten staan op hun netwerkschijven. Deze documenten moesten gecontroleerd en ontdubbeld worden voordat ze gemigreerd werden naar Rx.Mission. Resultaten: - Naadloze data-migratie van de omgeschoonde documenten naar Rx.Enterprise van Roxit - Ontdubbelde en opgeschoonde documentenlijsten - Efficiënte en transparante rapportage aan stakeholders - Volledige documentbehoud zonder dataverlies - Correcte auditinformatie beschikbaar.
WAAROM YOUR DATA COMPANY?
De DMS migratie specialist van Nederland
Your Data Company onderscheidt zich door diepgaande expertise, bewezen methodologie en onvoorwaardelijke focus op klantsucces. Onze specialisatie in DMS migraties voor overheden en data-gedreven organisaties maakt ons de ideale partner voor uw documenttransformatie.
Bewezen Expertise
Met meer dan 50 succesvolle DMS migraties hebben we bewezen expertise in alle aspecten van documentmigratie. Onze consultants hebben certificeringen van alle major DMS platforms en beschikken over diepgaande kennis van compliance vereisten in verschillende sectoren. We begrijpen niet alleen de technische aspecten van migratie, maar ook de organisatorische uitdagingen en change management aspecten.
Sector Specialisatie
Onze focus op overheden en data-gedreven organisaties betekent dat we de specifieke uitdagingen en vereisten van deze sectoren begrijpen. We kennen de compliance landschap, begrijpen governance structuren en hebben ervaring met de complexe besluitvormingsprocessen in deze organisaties. Deze specialisatie resulteert in migraties die perfect aansluiten bij uw organisatievereisten.
End-to-end Service
Van initiële assessment tot post-migratie optimalisatie, we bieden complete end-to-end service. U hoeft niet met meerdere leveranciers te werken of complexe integraties te managen. Onze holistische aanpak zorgt voor naadloze migraties met één aanspreekpunt en volledige verantwoordelijkheid.
Resultaat Garanties
We staan achter onze werk met concrete garanties: – 100% data integriteit tijdens migratie – Volledige compliance met relevante regelgeving
– Realisatie van afgesproken efficiency doelen – 100% succesvolle migraties track record
START UW DMS TRANSFORMATIE
Plan uw gratis DMS migratie assessment
Transformeer uw documentbeheer van chaos naar controle met een professionele DMS migratie. Your Data Company helpt u bij elke stap van het proces, van initiële planning tot volledige implementatie en optimalisatie.
Gratis DMS Assessment
Begin uw DMS transformatie met een gratis, vrijblijvend assessment. Onze experts analyseren uw huidige documentlandschap, identificeren optimalisatiekansen en ontwikkelen een op maat gemaakte migratiestrategie. Dit assessment biedt u concrete inzichten in de mogelijkheden en verwachte resultaten van een DMS migratie.
Wat u kunt verwachten: – Analyse van uw huidige documentlandschap – Identificatie van optimalisatiekansen – Aanbevelingen voor het juiste DMS platform – Gedetailleerde business case en ROI berekening – Tijdlijn en implementatiestrategie.
Al uw documenten naar een DMS?
