Deze FAQ is opgesteld op basis van onze ervaringen bij 80+ klanten.

Veelgestelde Vragen (FAQ) - Your Data Company

Datamigratie Algemeen

Datamigratie is het proces van het overzetten van gegevens van het ene systeem,
opslagmedium of formaat naar het andere. Dit kan variëren van het verplaatsen van
bestanden naar een nieuwe server tot het upgraden van complete bedrijfsapplicaties
zoals DMS, Collectiesystemen, ERP- of CRM-systemen. Zoals beschreven op uw website, gaat het niet alleen om
het verhuizen van data, maar ook om het waarborgen van data-integriteit, beveiliging en
het minimaliseren van downtime tijdens het proces.

Organisaties kiezen voor datamigratie om diverse strategische redenen. Uw website noemt al enkele belangrijke drijfveren:

Datamigratieprojecten zijn complex en kennen diverse valkuilen. Een succesvolle migratie vereist een gedegen voorbereiding om veelvoorkomende problemen te voorkomen. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:

Your Data Company pakt deze risico’s aan met een 100% gecontroleerde aanpak, een gedetailleerd controle framework en kostenefficiënte tooling om een soepele overgang te garanderen.

Datamigratie Readiness

Een succesvolle datamigratie begint met een grondige voorbereiding. Het is essentieel
om te beoordelen of uw organisatie, op zowel technisch als organisatorisch vlak, klaar is
voor de overstap. Your Data Company biedt een Datamigratie Readiness Assessment
aan dat is ontwikkeld op basis van ervaring met meer dan 80 migratieprojecten. Dit
assessment helpt u om kritieke succesfactoren en potentiële valkuilen te identificeren
voordat het project van start gaat.

Het assessment is een gestructureerde analyse die inzicht geeft in uw migratierisico’s. Door het beantwoorden van 15 gerichte vragen over uw organisatiecontext, technische situatie en organisatorische gereedheid, ontvangt u een risico-indicatie. Het uitgebreide rapport dat u vervolgens ontvangt, bevat:

Uit de analyse van Your Data Company blijkt dat organisaties die een dergelijk
assessment uitvoeren drie keer meer kans hebben op een succesvolle migratie binnen
de gestelde tijd en het budget.

Datamigratieprojecten lopen gemiddeld 40% uit in tijd en budget. De meest voorkomende oorzaken die op uw website worden genoemd, zijn:

Een readiness assessment helpt deze risico’s proactief te identificeren en te mitigeren.

Datakwaliteit en ROI

Datakwaliteit geeft aan in hoeverre uw gegevens geschikt zijn voor het beoogde doel. Het gaat om de nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie en tijdigheid van uw data. Hoge datakwaliteit is, zoals uw website terecht stelt, het fundament voor succesvolle bedrijfsvoering. Het stelt u in staat om:

De kosten van slechte datakwaliteit zijn aanzienlijk en overstijgen vaak de directe uitgaven voor correcties. Een recent onderzoek van Savanta, in opdracht van Snowflake, toont aan dat Nederlandse bedrijven jaarlijks tot €20 miljard verliezen door inefficiënties gerelateerd aan slechte data [2]. Deze kosten komen voort uit:

Onderzoeksbureaus als Gartner en MIT Sloan Management Review schatten dat de kosten van slechte datakwaliteit kunnen oplopen tot 15-25% van de jaarlijkse omzet [3].

Hoewel het lastig kan zijn om een exacte ROI te berekenen, zijn de voordelen van
investeren in datakwaliteit duidelijk. De ROI kan worden benaderd door de volgende
factoren te analyseren:

Your Data Company kan u helpen de datakwaliteit binnen uw organisatie in kaart te brengen met een gratis assessment, wat de eerste stap is naar het realiseren van deze ROI.

Bronnen

Datamigratie Types en Strategieën

Er bestaan verschillende strategieën voor datamigratie, elk met hun eigen voor- en nadelen. De keuze hangt af van de specifieke situatie van uw organisatie:

Big Bang migratie is geschikt voor organisaties met kleinschalige operaties, beperkte data en eenvoudige systemen. Het is ook de juiste keuze wanneer u te maken heeft met strakke deadlines of beperkte resources voor langetermijnprojecten. Organisaties die een schone breuk willen met hun oude systeem en direct willen overstappen naar het nieuwe platform, profiteren het meest van deze aanpak [4].

Een gefaseerde migratie is ideaal voor complexe organisaties met uitgebreide datasystemen, veel integraties en kritieke 24/7 operaties. Deze aanpak wordt aanbevolen wanneer u risico’s wilt minimaliseren en de mogelijkheid wilt hebben om van elke fase te leren en aanpassingen te maken. Het is ook geschikt voor organisaties die niet kunnen permitteren dat hun systemen langdurig offline zijn.

Projectmanagement en Tijdlijn

De duur van een datamigratie project varieert aanzienlijk afhankelijk van de complexiteit en omvang. Gemiddelde tijdsindicaties zijn:

De planningsfase alleen al duurt gemiddeld 10 werkdagen, waarin een vooronderzoek wordt verricht en de migratiestrategie wordt bepaald.

Verschillende factoren hebben invloed op de projectduur. Het datavolume heeft een hoge impact – meer records en grotere bestanden vergen meer tijd voor extractie, transformatie en loading. Het aantal bronsystemen speelt eveneens een belangrijke rol, omdat elk systeem zijn eigen uitdagingen en complexiteit met zich meebrengt.

De complexiteit van de migratie, inclusief het aantal koppelingen en maatwerk, heeft een gemiddelde impact op de duur. Testcycli voor validatie en acceptatietests zijn essentieel maar kosten ook tijd. Daarnaast spelen organisatorische factoren zoals beschikbaarheid van resources en besluitvormingsprocessen een rol in de totale doorlooptijd.

Een datamigratie project doorloopt verschillende kritieke fasen. De voorbereidingsfase  omvat het analyseren van datakwaliteit, het maken van een mapping tussen bron- en doelsysteem, en het uitvoeren van een proefmigratie met een subset van de data.

De uitvoeringsfase bestaat uit data-extractie uit bronsystemen, transformatie om data geschikt te maken voor het doelsysteem, en het laden van data in het nieuwe systeem. Tijdens deze fase wordt continue validatie uitgevoerd om de correctheid te waarborgen.

De afsluitingsfase bevat gebruikersacceptatietests waarbij eindgebruikers het systeem testen, de officiële go-live waarbij wordt overgestapt naar het nieuwe systeem, en nazorg met ondersteuning na de migratie.

Team en Rollen

Een succesvol datamigratie team bestaat uit verschillende gespecialiseerde rollen. De Data Migration Project Manager is de projectleider die toezicht houdt op tijdlijn, budget en resources, en fungeert als centrale coördinator voor alle betrokkenen.

De Data Architect ontwerpt het data framework en zorgt voor compatibiliteit tussen bron- en doelsystemen. De Data Engineer leidt de technische uitvoering en ontwikkelt ETL-processen, terwijl de Data Analyst zich richt op data mapping en transformatie tussen systemen.

Ondersteunende rollen omvatten de Data Quality Analyst die datakwaliteit waarborgt, de Business Analyst die de brug vormt tussen techniek en business, de Security  Specialist voor data-beveiliging en compliance, en QA Engineers voor uitgebreide testing en kwaliteitsborging [6].

De Data Migration Project Manager draagt de eindverantwoordelijkheid voor het succes van het migratieproject. Deze rol omvat het bewaken van tijdlijnen en budgetten, het coördineren van alle teamleden en stakeholders, en het communiceren van voortgang naar management en eindgebruikers.

Daarnaast identificeert en mitigeert de project manager risico’s, lost escalaties op, en zorgt ervoor dat alle projectdoelstellingen worden behaald. De project manager moet beschikken over sterke leiderschapsvaardigheden, ervaring met projectmanagement methodologieën, en grondige kennis van datamigratie processen en tools.

Een Data Engineer in een migratieproject moet beschikken over uitgebreide technische kennis van ETL-tools en programmeertalen zoals Python en SQL. Ervaring met cloud platforms en big data omgevingen is essentieel, evenals diepgaande kennis van verschillende databasesystemen en data-integratietechnieken.

Daarnaast moet een Data Engineer vertrouwd zijn met data security practices tijdens migratie, ervaring hebben met performance optimalisatie, en in staat zijn om complexe datastructuren te analyseren en transformeren. Kennis van data governance principes en ervaring met data quality tools zijn eveneens waardevol.

Technische Aspecten

ETL staat voor Extract, Transform, Load – de drie kernprocessen van datamigratie. Extract behelst het ophalen van data uit bronsystemen, waarbij rekening wordt gehouden met verschillende formaten en structuren. Transform omvat het aanpassen, opschonen en structureren van data om deze geschikt te maken voor het doelsysteem. Load is het daadwerkelijk invoeren van de getransformeerde data in het nieuwe systeem.

ETL is cruciaal omdat bronsystemen en doelsystemen zelden identieke datastructuren hebben. Het transformatieproces zorgt ervoor dat data correct wordt geïnterpreteerd en gebruikt kan worden in de nieuwe omgeving, terwijl tegelijkertijd datakwaliteit wordt gewaarborgd en consistentie wordt behouden.

Data-integriteit wordt gewaarborgd door een combinatie van technische en procedurele maatregelen. Checksums en hash-functies worden gebruikt om te verifiëren dat data niet is gewijzigd tijdens de overdracht. Referentiële integriteit wordt gecontroleerd om ervoor te zorgen dat relaties tussen datatabellen behouden blijven.

Validatieregels worden toegepast om te controleren of data voldoet aan vooraf gedefinieerde criteria. Reconciliatie-processen vergelijken bron- en doeldata om discrepanties te identificeren. Daarnaast worden back-ups gemaakt voordat de migratie begint, zodat herstel mogelijk is indien nodig.

Databeveiliging tijdens migratie vereist een meerlagige aanpak. Encryptie van data tijdens transport en opslag beschermt tegen ongeautoriseerde toegang. Access controls  zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige data tijdens het migratieproces.

Audit trails documenteren alle acties die worden uitgevoerd op data, wat essentieel is voor compliance en troubleshooting. Data masking kan worden toegepast om gevoelige informatie te beschermen tijdens testing. Daarnaast moeten alle betrokkenen confidentialiteitsovereenkomsten ondertekenen en worden security awareness  trainingen gegeven.

Planning en Voorbereiding

Een datamigratie assessment is een grondige evaluatie van uw huidige datasystemen, organisatorische gereedheid en technische infrastructuur voordat de migratie begint. Dit assessment identificeert potentiële risico’s, schat de complexiteit in, en bepaalt de beste migratiestrategie voor uw specifieke situatie.

Het assessment is cruciaal omdat het voorkomt dat u tijdens de migratie wordt geconfronteerd met onverwachte problemen die tot vertragingen en kostenoverschrijdingen kunnen leiden. Door vooraf een duidelijk beeld te krijgen van uitdagingen en vereisten, kunt u een realistisch project plan opstellen en de juiste resources alloceren.

Organisatorische voorbereiding is net zo belangrijk als technische voorbereiding. Begin met het creëren van bewustzijn bij alle betrokkenen over het belang en de impact van de migratie. Stel een change management plan op om weerstand tegen verandering te minimaliseren en adoptie te bevorderen.

Training en educatie van eindgebruikers is essentieel om een soepele overgang te waarborgen. Zorg voor duidelijke communicatie over tijdlijnen, verwachtingen en de voordelen van het nieuwe systeem. Stel contingency plannen op voor het geval er problemen ontstaan, en zorg ervoor dat key stakeholders volledig betrokken zijn bij het proces.

Uitgebreide documentatie is fundamenteel voor een succesvolle migratie. Data  mapping documenten beschrijven hoe velden in het bronsysteem corresponderen met velden in het doelsysteem. Business rules documentatie legt vast hoe data moet worden getransformeerd en welke validatieregels gelden. Ook is het essentieel om een datamigratieplan te maken. 

Technical specifications beschrijven de architectuur, tools en processen die worden gebruikt. Test plans en test cases documenteren hoe de migratie wordt gevalideerd. Risk registers identificeren potentiële problemen en mitigation strategieën. User manuals en training materials helpen eindgebruikers bij de overgang naar het nieuwe systeem.

Kwaliteit en Testing

Testing is een kritieke fase die in meerdere stappen wordt uitgevoerd. Begin met unit  testing van individuele ETL-processen om te verifiëren dat elke component correct functioneert. Voer vervolgens integration testing uit om te controleren of alle componenten goed samenwerken.

Data validation testing vergelijkt bron- en doeldata om accuratesse te waarborgen. Performance testing evalueert of het systeem kan omgaan met de verwachte datavolumes en gebruikersbelasting. User acceptance testing (UAT) laat eindgebruikers het systeem testen in realistische scenario’s. Ten slotte wordt een pilot migration  uitgevoerd met een subset van productiedata om het volledige proces te valideren.

Data reconciliatie is het proces van het vergelijken van data tussen bron- en doelsystemen om te verifiëren dat de migratie correct is uitgevoerd. Dit omvat het controleren van record counts om ervoor te zorgen dat alle data is gemigreerd, field level validation om de accuratesse van individuele datavelden te verifiëren, en business rule validation om te controleren of complexe transformaties correct zijn toegepast.

Reconciliatie is belangrijk omdat het de enige manier is om met zekerheid te stellen dat de migratie succesvol is geweest. Het identificeert missing data, corrupt records, en transformatiefouten die anders pas na go-live zouden worden ontdekt, wat veel kostbaarder zou zijn om te herstellen.

Data discrepanties vereisen een systematische aanpak voor resolutie. Begin met root cause analysis om de onderliggende oorzaak van de discrepantie te identificeren. Dit kan liggen aan incorrecte mapping, faulty transformatie logic, of problemen in de brondata zelf.

Documenteer alle discrepanties in een issue tracking system met prioriteit levels. High priority issues die kritieke business data beïnvloeden moeten onmiddellijk worden opgelost. Voor low-priority issues kan worden besloten om deze na go-live op te lossen, afhankelijk van de business impact. Zorg ervoor dat alle stakeholders akkoord gaan met de resolutie strategie voordat u doorgaat naar productie.

Post-Migratie

Na een succesvolle migratie begint de stabilisatie periode waarin het nieuwe systeem intensief wordt gemonitord. Performance metrics worden bijgehouden om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan verwachtingen. User support wordt geboden om vragen en problemen van eindgebruikers op te lossen.

Data quality monitoring blijft belangrijk om ervoor te zorgen dat de datakwaliteit behouden blijft in het nieuwe systeem. System optimization kan nodig zijn op basis van real-world usage patterns. Ten slotte wordt een project retrospective uitgevoerd om lessons learned te documenteren voor toekomstige migraties.

De nazorg periode varieert afhankelijk van de complexiteit van de migratie en de organisatie, maar duurt doorgaans 4-12 weken na go-live. De eerste 2 weken zijn het meest kritiek, waarin intensieve monitoring en immediate support worden geboden voor acute problemen.

Weken 3-4 richten zich op het optimaliseren van performance en het oplossen van minder kritieke issues. Weken 5-12 omvatten continue monitoring, user training, en het implementeren van verbeteringen op basis van gebruikersfeedback. Na deze periode wordt het systeem overgedragen aan de reguliere IT support organisatie.

Succes wordt gemeten aan de hand van verschillende Key Performance Indicators  (KPIs). Technical KPIs omvatten data accuracy (percentage correct gemigreerde records), system performance (response times, throughput), en data completeness (percentage gemigreerde data).

Business KPIs meten de impact op bedrijfsprocessen, zoals user adoption rates, business process efficiency, en customer satisfaction. Project KPIs evalueren of het project binnen tijd en budget is afgerond. Quality KPIs meten het aantal post-go-live issues en de tijd om deze op te lossen. Een succesvolle migratie scoort goed op alle deze dimensies en levert de verwachte business benefits op.

Resources en Templates

Het opstellen van een datamigratieplan is een kritieke eerste stap die de basis legt voor een succesvolle migratie. Your Data Company biedt een Sjabloon Datamigratieplan aan via de kennisbank, dat u helpt bij het structureren van uw migratieproject.

Een goed datamigratieplan begint met een grondige inventarisatie van uw huidige  datasystemen, inclusief datavolumes, kwaliteit en afhankelijkheden. Vervolgens definieert u duidelijke doelstellingen voor de migratie en identificeert u potentiële  risico’s en mitigatiemaatregelen.

Het plan moet ook een gedetailleerde tijdlijn bevatten met mijlpalen, resource planning voor team en budget, en test- en validatiestrategieën. Het sjabloon van Your Data Company bevat alle benodigde secties en checklists om ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd ziet.

Voor uitgebreide informatie over datamigratie biedt Your Data Company verschillende resources aan via de kennisbank. Hier vindt u:

Whitepapers met diepgaande analyses van datamigratieprocessen, best practices uit de industrie, en case studies van succesvolle migraties. Deze documenten bieden strategische inzichten die verder gaan dan de basis FAQ-informatie.

Artikelen en blogs behandelen specifieke onderwerpen zoals “De 10 grootste fouten die je moet vermijden bij datamigratie-projecten”, “Succesvolle datamigratie in 13 stappen”, en “5 tips voor onfeilbaar datamanagement”. Deze praktische gidsen helpen u concrete stappen te ondernemen.

Case studies van klanten zoals Waternet, AMC, Damen Shipyards en FNV tonen real world toepassingen van datamigratieprincipes in verschillende sectoren en organisatietypen.

Your Data Company stelt verschillende waardevolle resources gratis beschikbaar om organisaties te helpen bij hun datamigratie journey:

Het Datamigratie Readiness Assessment is een uitgebreide evaluatie die uw organisatie helpt om migratierisico’s te identificeren voordat het project begint. Dit assessment is gebaseerd op ervaring met meer dan 80 migratieprojecten en geeft u direct inzicht in uw gereedheid.

Het Sjabloon Datamigratieplan biedt een gestructureerde aanpak voor het opstellen van uw migratieplan, compleet met checklists en best practices. Dit template bespaart u tijd en zorgt ervoor dat u alle kritieke aspecten adresseert.

Gratis adviesgesprekken zijn beschikbaar om uw specifieke situatie te bespreken en gepersonaliseerde aanbevelingen te ontvangen. Deze gesprekken helpen u de juiste strategie te bepalen voor uw unieke uitdagingen.

Alle resources zijn eenvoudig toegankelijk via de kennisbank op de website van Your Data Company. De kennisbank is georganiseerd in categorieën zoals Datamigratie, Datamanagement, Datakwaliteit en Data-integratie, waardoor u snel de relevante informatie kunt vinden.

De whitepapers zijn downloadbaar en bevatten uitgebreide informatie over complexe datamigratieonderwerpen. Het Sjabloon Datamigratieplan is direct beschikbaar en kan worden aangepast aan uw specifieke behoeften en organisatiestructuur.

Voor organisaties die meer persoonlijke begeleiding nodig hebben, kunt u contact opnemen voor een gratis brainstormsessie waarin de experts van Your Data Company u helpen de juiste resources te selecteren en toe te passen op uw situatie.

De kennisbank van Your Data Company bevat een breed scala aan praktische artikelen die verschillende aspecten van datamigratie belichten:

Foutpreventie wordt behandeld in artikelen zoals “De 10 grootste fouten die je moet vermijden bij datamigratie-projecten”, waarin veelvoorkomende valkuilen worden geïdentificeerd en praktische oplossingen worden geboden.

Strategische planning komt aan bod in “Succesvolle datamigratie in 13 stappen”, dat een stap-voor-stap roadmap biedt voor het plannen en uitvoeren van uw migratieproject.

Datamanagement fundamenten worden uitgelegd in artikelen over master data, datamanagement best practices, en de rol van data consultants in moderne organisaties.

Probleemoplossing wordt geadresseerd in artikelen over het oplossen van digitale transformatie-uitdagingen en het herstellen van projecten die vastlopen door dataproblemen.

Deze artikelen zijn geschreven door ervaren professionals en gebaseerd op real-world ervaringen met meer dan 80 organisaties, waardoor ze praktische en toepasbare inzichten bieden.