Klantachtergrond en Uitdagingen:
De Gemeente Elburg stond voor een technische en operationele uitdaging: de migratie van hun twee bestaande Document Management Systemen (DMS) naar een nieuw systeem, de Open.Suite van Open.Satisfaction, gebaseerd op het Alfresco platform.

Pijnpunten:

• Incompatibiliteit van Metadata: De metadata uit de oude DMS-en moest worden aangepast om naadloze datamigratie naar het nieuwe systeem te verzekeren.
• Informatiebehoud: Het was cruciaal om tijdens de migratie alle documenten, informatie en metadata correct en volledig over te zetten zonder dataverlies.
• Rapportage aan Stakeholders: Na de migratie moest de gemeente in staat zijn om accuraat te rapporteren naar haar stakeholders, gebruikmakend van de auditinformatie uit het nieuwe DMS.

Oplossing

Strategie en Implementatie: Your Data Company werd ingeschakeld om de uitdagende taak van deze migratie te leiden, gebruikmakend van hun expertise in data- en informatiemanagement.

• Samenwerking en Coördinatie: Er werd nauw samengewerkt met beheerders van de Gemeente Elburg en de leveranciers om zorgvuldige planning en uitvoering van de migratie te waarborgen.
• Metadata Aanpassing: Specialisten van Your Data Company ontwikkelden en implementeerden een strategie om de bestaande metadata zo aan te passen dat deze feilloos zou integreren met de nieuwe Open.Suite omgeving.
• Datamigratie: Alle documenten, informatie en metadata werden zorgvuldig gemigreerd naar de nieuwe DMS, waarbij intensieve controles werden uitgevoerd om integriteit en volledigheid van de data te verzekeren.
• Auditing en Rapportage: Er werd gezorgd voor accurate auditinformatie binnen het nieuwe systeem, zodat de gemeente in staat werd gesteld om te rapporteren aan alle stakeholders met transparante en betrouwbare data.

Resultaat

Verwezenlijkte Verbeteringen: Na een soepele migratie, ondersteund door het team van Your Data Company, realiseerde de Gemeente Elburg meerdere positieve uitkomsten.

• Naadloze Data-Migratie: Dankzij de zorgvuldig aangepaste metadata en de secure migratie van documenten en informatie, werd een naadloze Data-Migratie met Open.Suite bereikt.
• Efficiënte en Transparante Rapportage: Met de nieuwe DMS en de beschikbaarheid van gedetailleerde auditinformatie, kon de gemeente doeltreffend en transparant rapporteren aan haar stakeholders, waarmee ze blijk gaf van verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid.