De Gemeente Wierden stond voor de uitdaging om hun bestaande Document Management Systemen (DMS) te migreren van JOIN naar het nieuwe DMS, iArchief, ontwikkeld door Pink Roccade Local Government en gebaseerd op het Alfresco platform. Deze migratie betrof alle documenten en dossiers van de afdelingen Burgerzaken en Begraafplaatsen. Een vereiste was dat de migratie voldeed aan de Archiefwet, dat strikte eisen stelt aan de manier waarop overheidsinformatie wordt beheerd en gearchiveerd.

Oplossing

Your Data Company werd ingeschakeld om de migratie naar iArchief te begeleiden en uit te voeren. Onze aanpak bestond uit de volgende stappen:

1. Gebruik van de Standaard Migratiestraat: We maakten gebruik van onze bewezen migratiestraat, speciaal ontworpen voor migraties naar iArchief en iDocumenten. Deze migratiestraat is ontwikkeld om complexe migratieprojecten soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat alle data nauwkeurig en volledig wordt overgezet.
2. Compliance met de Archiefwet: Een belangrijke focus lag op het naleven van de Archiefwet. We hebben ervoor gezorgd dat alle gemigreerde data voldeed aan de wettelijke eisen voor archivering, inclusief het correct beheren van metadata en het waarborgen van integriteit en toegankelijkheid van gegevens op lange termijn.
3. Migratie van Documenten en Dossiers: De migratie omvatte de volledige data van de afdelingen Burgerzaken en Begraafplaatsen, inclusief gevoelige en vertrouwelijke informatie. We hebben ervoor gezorgd dat alle documenten en dossiers correct werden gemigreerd naar iArchief, met behoud van hun context en samenhang binnen de nieuwe omgeving.

Resultaten

De succesvolle migratie naar iArchief heeft de Gemeente Wierden voorzien van een modern en compliant Document Management Systeem, dat volledig voldoet aan de eisen van de Archiefwet. De migratie was niet alleen technisch succesvol, maar zorgde ook voor minimale onderbreking van de dagelijkse activiteiten van betrokken afdelingen.

Conclusie

Met de migratie naar iArchief heeft Your Data Company de Gemeente Wierden geholpen bij het moderniseren van hun documentbeheer en het naleven van de wettelijke verplichtingen. Dit project benadrukt onze expertise in het uitvoeren van complexe datamigraties binnen de publieke sector. We staan klaar om ook uw organisatie te ondersteunen bij soortgelijke projecten en uitdagingen.