Het Nieuwe Instituut, het nationale museum voor architectuur, stond voor de uitdaging om twee parallelle systemen die werden gebruikt voor het registreren van meer dan 2 miljoen museale stukken te consolideren. De bestaande systemen, Adlib en een intern ontwikkeld gebouwen collectiedata-systeem, vertoonden aanzienlijke overlap in de gegevensopslag. Het doel was om over te stappen naar een enkel systeem, Adlib Xplus, wat betekende dat de data geanalyseerd en geschoond moest worden om te zorgen voor een consistente en nauwkeurige registratie.

Oplossing

Your Data Company werd ingeschakeld om dit complexe datamigratieproject te leiden. Onze aanpak bestond uit verschillende essentiële stappen:

1. Systeem- en Data-analyse: We begonnen met een grondige analyse van beide systemen, waarbij we de overlappingen en discrepanties in de gegevensopslag identificeerden. Door een data quality assessment uit te voeren, ontdekten we meer dan 200.000 verschillen tussen de digitale registratie en het fysieke archief. Dit stelde ons in staat om de hiaten in de data nauwkeurig te lokaliseren en een plan op te stellen voor de correctie hiervan.
2. Golden Records en Discrepantie Correctie: Het was van cruciaal belang om de “golden records” te identificeren – de meest complete en accurate gegevens die als referentie zouden dienen in de nieuwe Adlib Xplus omgeving. Vervolgens hebben we de geconstateerde discrepanties gecorrigeerd binnen zowel Adlib als het bestaande collectiedata-systeem voordat de datamigratie werd uitgevoerd.
3. Datamigratie naar Adlib Xplus: Na het corrigeren van de referentie- en masterdata hebben we de daadwerkelijke migratie naar Adlib Xplus uitgevoerd. Aangezien Adlib een complexe XML data-opslagstructuur hanteert, was het belangrijk om ervoor te zorgen dat de gemigreerde data volledig compatibel was en zonder verlies of vervorming werd overgezet.
4. Advies voor MS SQL Omgeving: Naast de migratie leverde Your Data Company een adviesrapport op, om de bestaande MS SQL omgeving robuuster en beter bestand tegen toekomstige uitdagingen te maken. Dit advies betrof zowel optimalisaties in de technische infrastructuur als verbeteringen in databeheerprocessen.

Resultaten

Het Nieuwe Instituut beschikt nu over een uniforme en robuuste collectieregistratie in Adlib Xplus, met gegevens die nauwkeurig overeenkomen met hun fysieke archieven. Deze transformatie heeft het mogelijk gemaakt om de collectie met een hoog niveau van datakwaliteit toegankelijk te maken voor een wereldwijd publiek, wat de missie van het museum ondersteunt om architecturaal erfgoed te delen en te behouden.

Conclusie

Your Data Company heeft met succes een complexe datamigratie en data quality management proces uitgevoerd, wat Het Nieuwe Instituut in staat stelt om hun uitgebreide collectie effectief te beheren en te presenteren. We zijn er trots op dat we hebben bijgedragen aan de digitalisering van cultureel erfgoed en kijken ernaar uit om uw organisatie te ondersteunen bij soortgelijke uitdagingen .